- Un RFQ box build comprend sept éléments : nomenclature, données PCB, plans mécaniques, plans de câbles, instructions d’assemblage, spécification de test et exigences d’emballage.
- La nomenclature est le document qui influe le plus sur la précision du devis : références fabricant, alternatives approuvées et pièces consignées doivent y figurer explicitement.
- Le volume doit être exprimé en consommation annuelle, quantité par commande et montée en cadence, et les devis doivent être demandés sur un même Incoterm pour être comparables.
- Une divulgation par étapes sous NDA permet d’obtenir des devis fermes sans envoyer tout le dossier de conception à chaque usine dès le premier jour.
Un RFQ box build n’est pas une demande d’achat accompagnée d’un plan. C’est le document qui détermine si une usine peut chiffrer votre produit en quelques jours ou si elle reviendra avec vingt questions étalées sur trois semaines. Chaque lacune du dossier se transforme soit en e-mail de clarification, soit en hypothèse enfouie dans le devis, et ce sont ces hypothèses qui provoquent plus tard les mauvaises surprises sur le prix.
Le box build rend l’exercice plus difficile qu’un RFQ limité à la PCBA, car l’usine chiffre en même temps les cartes, le plastique ou le métal, les câbles, les écrans, le chargement du firmware, le test, l’étiquetage et l’emballage. Si ce périmètre est nouveau pour vous, le guide de l’acheteur sur l’assemblage box build au Vietnam explique ce que comprend le travail et comment se déroule habituellement un projet.
Cet article est la check-list pratique : quoi envoyer, sous quel format et pourquoi chaque élément modifie le devis.
Pourquoi un RFQ incomplet coûte des semaines
Face à un dossier incomplet, une usine a trois options : décliner, poser des questions ou chiffrer sur des hypothèses. Les bonnes usines posent des questions, ce qui prend du temps. Les moins rigoureuses chiffrent sur des hypothèses, ce qui paraît rapide jusqu’à ce que l’échantillon de premier article révèle un autre connecteur, une qualité de plastique moins chère ou un test qui ne vérifie que la mise sous tension.
La solution est un dossier qui répond aux questions habituelles avant qu’elles ne soient posées. Les sept éléments ci-dessous couvrent ce dont la plupart des usines box build ont besoin pour remettre un devis ferme.
Les sept éléments d’un dossier complet
1. Nomenclature
La nomenclature (BOM) est le document qui influe le plus sur la précision du devis. Exportez-la en tableur, pas en PDF, afin que le service achats de l’usine puisse la passer dans les outils de prix des distributeurs. Pour en savoir plus sur la structure d’une nomenclature, consultez l’article de Wikipedia sur les nomenclatures. Les colonnes qui comptent :
| Colonne | Pourquoi c’est important |
|---|---|
| Numéro de ligne et repères de composants | Relie chaque pièce au PCB et aux plans d’assemblage |
| Nom du fabricant et référence fabricant (MPN) | Sans MPN, l’usine doit deviner la pièce |
| Description et boîtier | Permet aux ingénieurs de repérer les erreurs de MPN |
| Quantité par assemblage | Détermine le coût matière et le taux de rebut prévu |
| Alternatives approuvées | Donne de la marge aux achats en cas de pénurie de la pièce principale |
| Indicateur DNP (non monté) | Évite de payer des pièces qui ne sont pas montées |
| Clé en main ou consigné | Indique qui achète chaque pièce |
| Pièces mécaniques et d’emballage | Vis, joints, étiquettes, cartons et calages font aussi partie de la nomenclature |
Incluez les lignes mécaniques et d’emballage, pas seulement l’électronique. Les devis box build oublient souvent les vis, les pads thermiques, les mousses, les étiquettes et les cartons parce qu’ils n’ont jamais été listés.
2. Données de fabrication et d’assemblage PCB
- Fichiers Gerber RS-274X ou ODB++
- Empilage de la carte, matériau, épaisseur, épaisseur de cuivre et finition de surface
- Fichier de placement (pick-and-place)
- Plan d’assemblage indiquant la polarité, l’orientation et les pièces brasées à la main
- Classe d’exécution requise, par exemple IPC-A-610 Classe 2
- Zones de vernis de tropicalisation ou d’enrobage, repérées sur un plan
3. Plans mécaniques et modèles 3D
- Fichier STEP pour chaque pièce spécifique et pour l’assemblage complet
- Plans 2D en PDF avec cotes critiques, tolérances, nuance de matériau, couleur et finition de surface (référence de texture, spécification de peinture ou d’anodisation)
- Outillage neuf ou existant, et qui en sera propriétaire
- Nombre d’empreintes ou durée de vie de l’outil attendus, si vous avez un avis sur la question
Si le boîtier est moulé par injection, la ligne d’outillage est souvent le coût unique le plus élevé du devis. Indiquer le volume attendu sur la durée de vie permet à l’usine de proposer le bon acier d’outillage et le bon nombre d’empreintes.
4. Plans de câbles et de faisceaux
- Section, couleur, type d’isolant et longueur des fils avec tolérance
- MPN des connecteurs et des contacts, y compris les contacts à sertir
- Tableau de brochage pour chaque extrémité
- Exigences d’étiquetage, de gainage et de cheminement à l’intérieur du boîtier
- Norme d’exécution : IPC/WHMA-A-620, avec la classe indiquée
5. Instructions d’assemblage
Une vue éclatée avec la séquence suffit au stade du devis. Indiquez les couples de serrage des vis, les points de colle ou de frein-filet, la position des étiquettes et l’emplacement du numéro de série. S’il existe une étape où l’erreur est facile (une nappe qui peut être montée à l’envers, un joint qui doit être parfaitement en place), signalez-la. Elle influe à la fois sur le temps de main-d’œuvre et sur les gabarits que proposera l’usine.
6. Spécification de test
C’est la partie le plus souvent laissée floue. Une spécification de test exploitable répond aux questions suivantes :
- Ce qui est testé sur chaque unité (rails d’alimentation, interfaces, radio, écran, audio, capteurs)
- Limites d’acceptation et de refus pour chaque mesure
- Image du firmware, gestion des versions et méthode de chargement
- Étapes d’étalonnage et données à enregistrer pour chaque numéro de série
- Nécessité ou non d’un burn-in, sa durée et les conditions de charge ou de température
- Qui conçoit et paie le banc de test fonctionnel
- Les données de test à vous remettre, et sous quel format
Demandez que le coût du banc soit chiffré sur une ligne distincte. Les devis sont alors plus faciles à comparer et les futures modifications du banc restent visibles.
7. Emballage, étiquetage et expédition
- Maquette ou tracé de découpe de la boîte de vente, calages, notices et accessoires
- Contenu des étiquettes produit et carton, y compris les codes-barres
- Exigences de marquage du pays d’origine pour le marché de destination
- Spécification du carton de groupage et plan de palettisation
- Pays de destination et Incoterm souhaité
- Code SH, si vous en avez déjà un
Données commerciales : volume, calendrier et Incoterms
Les usines calculent la main-d’œuvre, les frais de lancement et les paliers de prix matière en fonction du volume : donnez-leur plus qu’un seul chiffre.
| Champ | Exemple de réponse utile |
|---|---|
| Consommation annuelle estimée | 12 000 unités par an, première année |
| Quantité par commande | 1 000 unités par commande, chaque mois |
| Lot pilote | 50 à 100 unités avant la première mise en production |
| Montée en cadence | Estimation de la deuxième année, si elle est connue |
| Première livraison requise | Semaine visée, et si elle est ferme |
| Incoterm du devis | Un seul terme pour tous les fournisseurs, par exemple FOB ou DDP |
Les chiffres du tableau sont des exemples destinés à montrer le niveau de détail attendu, pas des références. Des délais indicatifs de 4 à 8 semaines pour 500 à 10 000 unités après validation de l’échantillon sont couramment annoncés en box build, mais votre calendrier doit être confirmé par les devis reçus des usines.
Des devis établis sur des Incoterms différents ne peuvent pas être comparés directement. Un devis DDP inclut le transport, les droits et les frais d’importation qu’un devis FOB vous laisse à charge. Demandez à chaque usine de chiffrer sur le même terme selon les Incoterms 2020, ou convertissez vous-même les devis avant de les comparer. La page de l’ICC sur les règles Incoterms définit, pour chaque terme, où s’opère le transfert des coûts et des risques.
Exigences de qualité et de conformité
Précisez-les dès le départ, car elles déterminent quelles usines peuvent même chiffrer :
- Système qualité requis : ISO 9001 au minimum, ISO 13485 pour le médical, IATF 16949 pour l’automobile
- Normes d’exécution : IPC-A-610 (révision J, parue en 2024) et IPC J-STD-001 pour le brasage, IPC/WHMA-A-620 pour les câbles
- Objectifs de conformité produit : UL, CE, FCC, RoHS et REACH selon le cas
- Besoin éventuel d’une assistance à la pré-conformité, comme des pré-essais avant la certification formelle dans un laboratoire accrédité
- Niveau de traçabilité : par lot ou par numéro de série, et durée de conservation des enregistrements
- Plan d’inspection : niveaux AQL, inspection du premier article et inspection avant expédition par vous-même ou par un tiers
Check-list récapitulative
| Élément | Nécessaire pour un devis ferme | Peut suivre plus tard |
|---|---|---|
| Nomenclature avec MPN et alternatives | Oui | |
| Gerber ou ODB++, fichier de placement, plan d’assemblage | Oui | |
| STEP du boîtier et plans 2D | Oui | |
| Plans de câbles et de faisceaux | Oui | |
| Séquence d’assemblage ou vue éclatée | Oui | Instructions de travail détaillées |
| Spécification de test | Au minimum un brouillon | Limites définitives, conception du banc |
| Spécification d’emballage et d’étiquetage | Grandes lignes | Maquettes définitives |
| Volume, quantité par commande, montée en cadence | Oui | |
| Incoterm et destination | Oui | |
| Exigences de qualité et de conformité | Oui | |
| Image du firmware | Avant la fabrication des échantillons |
Protéger votre propriété intellectuelle par une divulgation par étapes
Vous n’avez pas besoin d’envoyer la CAO native et le firmware complets à chaque usine dès le premier jour. Une approche courante consiste à partager par étapes :
- Présélection : description du produit, photos, volume et procédés requis, sans fichiers de conception.
- Chiffrage, sous NDA : nomenclature, fichiers Gerber, fichiers STEP et plans 2D. Cela suffit pour un devis ferme.
- Échantillonnage, après sélection : firmware, logiciel de test, instructions de travail détaillées et CAO native lorsque l’outillage l’exige.
Signez le NDA avant la deuxième étape, et numérotez ou filigranez les fichiers envoyés afin de savoir quelle version détient chaque usine.
Maîtriser les révisions
Un cycle de chiffrage coïncide souvent avec des modifications de conception tardives. Si la nomenclature ou le boîtier change après l’envoi du RFQ, adressez une note de révision indiquant précisément ce qui a changé (numéros de ligne, numéros de plan, nouveaux indices de révision) plutôt qu’un nouveau dossier sans explication. Demandez à chaque usine d’indiquer sur son devis la révision de chaque document qu’elle a chiffrée. Sans cette mention, deux devis apparemment comparables peuvent reposer sur des conceptions différentes, et l’écart n’apparaît qu’à l’arrivée de l’échantillon de premier article.
Erreurs courantes dans un RFQ
- Nomenclature sans MPN, ou avec « ou équivalent » sur des pièces critiques
- Pièces mécaniques et d’emballage absentes de la nomenclature
- Pas de spécification de test, si bien que chaque usine chiffre un test différent
- Un seul chiffre de volume, sans quantité par commande
- Devis demandés sur des Incoterms différents
- Propriété de l’outillage non mentionnée
- Fichiers de conception envoyés avant la signature d’un NDA
Envoyer votre RFQ
Une fois le dossier réuni, l’étape suivante consiste à le transmettre à des usines dont les équipements et la plage de volumes correspondent au produit. boxbuildvn.com est un service indépendant de mise en relation, pas une usine : vous envoyez le RFQ, nous le rapprochons de jusqu’à 3 usines EMS ou box build vietnamiennes, puis vous travaillez directement avec elles. Consultez la page assemblage box build au Vietnam pour le périmètre que couvrent habituellement ces usines.
Envoyez votre nomenclature et vos plans via le formulaire RFQ box build et soyez mis en relation avec jusqu’à 3 usines EMS vietnamiennes sous 24 heures ouvrées. Gratuit pour les acheteurs, NDA sur demande. Si certains points de la check-list sont encore ouverts, indiquez-les comme brouillons et envoyez tout de même le dossier via le formulaire RFQ, afin que la mise en relation puisse démarrer pendant que vous finalisez le reste.
Questions fréquentes
Faut-il indiquer un prix cible dans un RFQ box build ?
C’est facultatif. Un prix cible aide l’usine à vous signaler tôt si l’écart est trop important pour être comblé, ce qui épargne un cycle de chiffrage aux deux parties. Le risque est que certains fournisseurs chiffrent juste sous la cible au lieu de valoriser le travail réel. Une voie médiane consiste à communiquer une fourchette cible après le premier tour de devis, une fois que vous voyez quelles usines ont compris le périmètre.
Quels formats de fichiers les usines attendent-elles pour les données mécaniques et PCB ?
Pour les PCB : Gerber RS-274X ou ODB++, un fichier de placement (pick-and-place) et un plan d’assemblage en PDF. Pour les pièces mécaniques : un fichier STEP pour le modèle 3D et un plan 2D coté en PDF avec tolérances, matière et finition. Les fichiers CAO natifs sont rarement nécessaires au stade du devis et restent généralement chez vous jusqu’à la commande de l’outillage.
Combien d’usines doivent recevoir le même RFQ ?
Deux à quatre est un nombre raisonnable. Moins, vous n’avez aucune comparaison de prix ni de capacités. Plus, vous passez des semaines à répondre aux mêmes questions techniques et à gérer des NDA avec des fournisseurs que vous n’utiliserez jamais. Présélectionnez d’abord sur les équipements, les certifications et la plage de volumes, puis n’envoyez le dossier complet qu’aux usines retenues.
Que faire si ma spécification de test n’est pas terminée ?
Envoyez ce que vous avez en l’identifiant comme brouillon. Au minimum, listez les fonctions à vérifier sur chaque unité, toute étape d’étalonnage et la nécessité ou non d’un burn-in. Les usines peuvent chiffrer un concept de banc sur cette base. Attendez-vous à ce que la ligne de coût du test évolue une fois la spécification finalisée, et demandez que le coût du banc soit chiffré à part pour suivre facilement cette évolution.
L’envoi d’un RFQ via boxbuildvn.com m’engage-t-il à quoi que ce soit ?
Non. L’envoi d’un RFQ vous met en relation avec jusqu’à 3 usines EMS ou box build vietnamiennes dont les capacités correspondent. Vous décidez de poursuivre ou non avec chacune d’elles, et tous les devis, échantillons et commandes sont convenus directement entre vous et l’usine. C’est gratuit pour les acheteurs, sans commission sur les commandes et avec un NDA sur demande.